Jueves, 21 Septiembre 2017 22:51

Día del relacionista público y de las RR.PP.

La Cámara de Representantes de Uruguay dispuso por unanimidad de su miembros que los 19 de setiembre, sea el Día de las Relaciones Públicas.

por Ma. Elisa Fernández Delgado

DÍA NACIONAL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS – SE ESTABLECE EL 19 DE SETIEMBRE DE CADA AÑO

La Cámara de Representantes de la República Oriental del Uruguay, en sesión de hoy (4/11/2015), ha sancionado el siguiente Proyecto de Ley Artículo único.- Establécese el 19 de setiembre de cada año como “Día Nacional de las Relaciones Públicas”. Sala de Sesiones de la Cámara de Representantes, en Montevideo, a 4 de noviembre de 2015. Se vota: Setenta y ocho por la afirmativa: AFIRMATIVA. Unanimidad. Queda aprobado el proyecto y se comunicará al Senado.

Quizás, algunos recuerden que para realizar un evento, un congreso, un taller en buenas condiciones, se requiere contar con  gente capacitada en el tema. Organizar lo que fuera necesario en condiciones esperables de orden, de coordinación, con control y todo funcionando en materia de logística, luminaria, audio, etc. Son pequeños temas (?) de los que se encarga un buen relacionista público, pero sin ello, difícil que se brinde un eficiente y dinámico evento.

Resumo los pasos para la operativa, en esta máxima:

 “Las actividades globales que hay para realizar en un evento deben ser tareas del antes, durante y después de todo el evento”.

Es decir, se requiere de personas atentas a todo lo que acontece en la sala, en la institución, en la entrada, etc. Por tanto, se requiere de estar atentos a lo que ocurre en cada una de las horas previas al evento, y aquello que ocurre mientras se desarrolla la actividad prevista. Por último, qué esperan los organizadores de su evento de parte del relacionista: recibir y saludar a las autoridades, a invitados, si se requiere de fotos se coordinará para que las reciba en tiempo y forma; si la Prensa necesita de información, la Gacetilla de Prensa es un valor extra que debería estar integrado al Plan de Comunicaciones de todo evento institucional; entre otros a coordinar está el servicio de catering, que debe servirse en tiempo y forma pero también retirarse con todos los  utensilios, pues los costos extras y reclamos deben evitarse.

Cuando se omite la participación del área dedicada a las Comunicación Institucional y RR.PP., los eventos plantean fallas a  superar en el momento que se está por desarrollar ¿porqué sucede? Vaya a saber porqué, pero muchas veces las personas entienden que deben realizar las tareas del relacionista público también, sin embargo está tan acostumbrado a resolver problemas de último momento que sólo buscará “soluciones” cuando la información no llega para  tener la mesa con los nombres de los integrantes y sus correspondientes carteles, pues es información y comunicación para muchos que vienen a trabajar a un evento, a saber: la Prensa necesita contenido; lo es para el presentador que debe tener datos a transmitir y armar su speech para reducir errores que acontecen cuando “sale al toro”; los invitados y autoridades necesitan saber quiénes participarán, entre otros.

Está comprobado, la responsabilidad de lo que se haga y de lo que no, será del relacionista encargado del evento porque es quien está al frente del equipo, no necesariamente culpable de todo lo que sucede pero es la cara visible y recurrirán a él/ella. Por tanto, se requiere del relacionista público cierto temple y firmeza para que un evento no se vaya de las manos y resuelva los imprevistos que acontecen siempre de la mejor manera.

Si la comunicación, invitaciones y demás que se remite a la Prensa, a los invitados, a las autoridades no sale por el área institucional correspondiente, la omisión  recaerá en el área de RR.PP., Estas tareas que realizan personas con buena disposición, pero faltos de conocimientos en las formas de comunicarse con los diferentes públicos, son tareas propias del relacionista público; pero si así no ocurriera por motivos múltiples, hay que tener presente que es la imagen de la institución la que se está comunicando.

EQUIPO COORDINADOR DE RR.PP. DEL ESTADO

La actividad de las Relaciones Públicas no requieren ni busca culpables, pero a veces un “reconocimiento a la labor realizada” es un mimo para los integrantes del equipo de trabajo. En el Día de las Relaciones Públicas, 19 de setiembre, recibimos un saludo de parte del Equipo Coordinador de Relaciones Públicas y Protocolo de Instituciones del Estado” y agradecimos la atención porque de tanto estar coordinando eventos de toda clase, uno no se da cuenta cuán incorporado tiene las RR.PP.

En la práctica el relacionamiento con otras personas, autoridades e instituciones que trabajan en las áreas de Comunicación Institucional y de Relaciones Públicas, hace re-pensar ¿si es positivo trabajar con tesón en un sector que no siempre se valora en su justo término? La tarea resalta como argumento, pues coordinar y orientar a otros para que realicen un evento con eficiencia y eficacia, por lo general se valora in situ - al sector y al equipo - después de comprobado el éxito del evento.

Un comentario más, la semana anterior me invitaron a exponer en Punta del Este por CIPETUR, a un grupo de personas muy variado que se capacita en Comunicación. No tenía previsto terminar mi exposición haciendo referencia a -la imagen institucional-  por tanto, a aquello que refiere a las Relaciones Públicas.

Entre los temas, no pude dejar de comentar sobre el trabajo que hicimos con esfuerzo y convicción en conjunto con el Equipo Coordinador de RR.PP. Del Estado, nos planteamos desde el inicio, hacer un compilado de los principales temas que atañe a las RR.PP. Y lo  denominamos Guía básica de procedimientos protocolares.

Este material se entrega a los colegas en las Jornadas Nacionales de formación y actualización de las RR.PP., que organiza una vez por año este Equipo desde el Estado.

Incluye varios capítulos de conocimiento general para quien guste instruirse en ciertas normas de Protocolo y de Ceremonial, pero además aquellas que son de valor para quien trabaja en el área de Comunicación y de RR. PP. Además, también se invita a participar expositores internacionales para actualizar las RR.PP. Nacionales.

La Guía se concretó porque formamos un Equipo de entusiastas que trabajamos en estas áreas. Hoy, al emplear una mirada en perspectiva sobre el trabajo realizado, si bien no fue poca la dedicación y el tiempo que insumió, tampoco fue fácil concretarlo, pero entre todos alcanzamos el objetivo trazado: construir un material básico que orientase en tareas de las RR.PP. a otros.
Este compendio dedicado a las tareas de RR.PP. es una herramienta para aquellos que deben atender y coordinar eventos de variada índole, será por esto que aún sigo compartiendo la Guía en formato digital a todas las instituciones del país que lo requieran, o se las sugiero y remito a aquellos que detecto su conveniencia para mejorar propuestas de eventos locales también.

Por todo lo expresado, las Relaciones Públicas es una herramienta eficiente para trabajar y enseñar a otros – sobre las formas y modos de comunicar, y de relacionarse una institución con sus públicos - si bien la mayoría de ellos (los públicos) forman parte de las actividades del Estado, también somos los relacionistas formadores de la imagen-País a la que hay que cuidar y mejorar.

¡¡Feliz Día!!

publicado en www.laserenadeloeste.blogspot.com

L/D

www.cipetur.com